Nebenkosten - Was ist zulässig und was nicht?

Die Bewirtschaftung einer Mietimmobilie kann kostspielig werden. Grundsätzlich gehen die Rechnungen für die sogenannten Betriebskosten an den Eigentümer des Objektes, also an den Vermieter. Dieser hat die Möglichkeit, einige Nebenkosten an seine Mieter umzulegen. Dazu ist eine entsprechende Abmachung im Mietvertrag möglich. Üblicherweise zahlen Mieter im Rahmen der Warmmiete einen geschätzten Betrag für die Nebenkosten vor. Mit der jährlichen Nebenkostenabrechnung wird dieser Betrag abgerechnet und es erfolgen Nachzahlungen oder Rückzahlungen an den Mieter.

In diesem Beitrag geht um die wichtigsten Regelungen zur Nebenkostenabrechnung, um die Frage, welche Nebenkosten umlagefähig sind, wie man mit verbrauchsabhängigen Kosten umgehen sollte, wie eine Nebenkostenaufstellung aussieht und was geschieht, wenn sich in dieser ein Fehler verbirgt.

Wichtige Regelungen zur Nebenkostenabrechnung

Im §259 des BGB ist vorgeschrieben, dass die Nebenkostenabrechnung die Rechenschaftspflicht, die der Vermieter seinen Mietern gegenüber hat, erfüllen muss. Wichtig ist außerdem, dass die Abrechnung fehlerfrei, vollständig und pünktlich ist. Alle 12 Monate muss sie an die einzelnen Mieter zugestellt werden, wobei der Abrechnungszeitraum nicht unbedingt dem Kalenderjahr entsprechen muss.

Es ist empfehlenswert, eine schriftliche Form für die Nebenkostenabrechnung zu wählen. Ein Aushang im Treppenhaus ist nicht ausreichend, der Versand per E-Mail hingegen erlaubt. Der Vermieter muss jedem einzelnen Mietverhältnis eine individuelle Nebenkostenaufstellung zukommen lassen. Diese sollte die folgenden Grundsätze erfüllen:

• Einheitlichkeit
• Verständlichkeit
• Nachvollziehbarkeit

Auch Mieter, die sich nicht mit dem Thema Nebenkosten auskennen, müssen die anfallenden Kosten verstehen und die Frage, ob sie Nachzahlungen leisten müssen oder eine Rückzahlung erhalten, auf einen Blick beantworten können.

Umlegbare und nicht umlegbare Nebenkosten

Eine häufige Frage von Mietern und Vermietern besteht darin, welche Nebenkosten umlagefähig sind. Wichtig ist zunächst, dass der Mietvertrag eine entsprechende Klausel zur Übernahme der Mietkosten enthält. Anderenfalls ist der Mieter gar nicht zur Kostenübernahme verpflichtet. Wenn die Klausel vorhanden ist, muss der Mieter Standardnebenkosten übernehmen, während sonstige Betriebskosten detailliert aufgelistet werden müssen, um die Kostenübernahme durch den Mieter zu rechtfertigen.

Die folgenden Nebenkosten lassen sich auf den Mieter umlegen:

• Heizkosten
• Kosten für Warmwasser
• Kosten für Kaltwasser
• Sonstige Betriebskosten:
  • Wartung des Tiefgaragentors
  • Bezahlung eines Hauswarts
  • Versicherungen
  • Müllgebühren
  • Kosten für den Umgang mit Niederschlagswasser
  • Anteil an der Grundsteuer

Hingegen sind viele andere Nebenkosten nicht umlagefähig. Das bedeutet, dass der Vermieter sie selbst übernehmen muss und dass es nicht erlaubt ist, diese Kosten in der Nebenkostenabrechnung aufzuführen:

• Kosten für die Bank
• Gebühren für die Hausverwaltung (inklusive Mehrwertsteuer)
• Kleinreparaturen
• Anschaffungen, zum Beispiel von Putzgeräten
• Beiträge zur Instandhaltungsrücklage

Verbrauchsabhängige Nebenkosten

Bei den Kosten für Heizung und Warmwasser handelt es sich um sogenannte verbrauchsabhängige Kosten. Die rechtliche Grundlage für deren Verteilung in einer Mietgemeinschaft ist die Heizkostenverordnung. Diese schreibt vor, dass 50 bis 70% der Kosten nach Verbrauch und 30 bis 50% nach der Fläche der jeweiligen Mietwohnung abgerechnet werden sollten. Innerhalb dieses Kostenrahmens können Vermieter und Mieter eine eigene Einigung im Mietvertrag treffen.

Für die Berechnung der Warmwasserversorgung und der Heizkosten ist es sinnvoll, für jede Mietwohnung einen eigenen Zähler zu haben. Der Einbau eines neuen Zählers ist eine nicht umlagefähige Ausgabe, während die Wartung der Geräte auf die Mieter umgelegt werden darf. Für die Nebenkostenabrechnung ist es wichtig, die verbrauchsabhängigen Kosten separat und eindeutig aufzuschlüsseln. Manche Vermieter entscheiden sich sogar dafür, eine separate Heizkostenabrechnung auszustellen. Anhand dieser ist es möglich, die Warmmiete nach der aktuellen Nebenkostenabrechnung zu erhöhen oder auch zu senken. Zudem dürfen Vermieter den noch ausstehenden Betrag für die Heizungs- und Warmwasserkosten nachfordern, müssen aber bei zu viel gezahlten Beträgen dem Mieter die Differenz zurücküberweisen.

Verteilerschlüssel für die Nebenkostenabrechnung

Um die umlagefähigen Nebenkosten fair auf alle Parteien in einem Mietobjekt zu verteilen, ist es wichtig, einen passenden Verteilerschlüssel zu finden. Dieser sollte im Mietvertrag vereinbart werden und muss außerdem in jeder Nebenkostenabrechnung erklärt werden. Die folgenden Verteilerschlüssel sind möglich:

• Nach Verbrauch: Dieser Verteilerschlüssel kann nur bei den verbrauchsabhängigen Betriebskosten zum Einsatz kommen. Neben Warmwasser und Heizung ist es auch beim Kaltwasser möglich, je nach Verbrauch einer Mietspartei abzurechnen. Dafür sind individuelle Wasserzähler nötig. Wenn es eine Fahrstuhlkarte gibt, können zum Beispiel auch die Fahrstuhlkosten verbrauchsabhängig berechnet werden. Laut Gesetz ist es nicht erlaubt, den Verbrauch zu schätzen. Vermieter müssen in der Nebenkostenabrechnung daher den Gesamtverbrauch, den Einzelverbrauch und die daraus resultierenden Kosten aufführen.
• Nach Wohnfläche: Die Berechnung nach Wohnfläche ist vom Gesetz vorgesehen und weit verbreitet. Der Verteilerschlüssel lässt sich für alle kalten Nebenkosten nutzen. Zur Berechnung gilt die Gesamtfläche der Mietwohnungen 100% der Nebenkosten, die dann je nach Flächenanteil berechnet werden. Somit sind die Kosten leicht zu berechnen.
• Nach Anzahl der Personen: Bei den kalten Nebenkosten ist es ebenfalls möglich, die Kostenverteilung nach Anzahl der Personen in einer Wohnung zu berechnen. Dafür muss der Vermieter wissen, wie viele Personen in jeder Wohnung leben. Somit lässt sich der tatsächliche Verbrauch vergleichsweise wahrheitsgetreu ermitteln, wobei man bedenken sollte, dass manche Mieter deutlich mehr oder weniger verbrauchen als andere.
• Nach Wohneinheit: Wenn die Wohneinheiten ähnlich groß sind oder einen ähnlichen Verbrauch aufweisen, ist eine Berechnung nach Einheit möglich. Diese Rechnungsweise ist besonders unkompliziert, kann jedoch zu Konflikten zwischen den Mietern führen, die sich eventuell benachteiligt fühlen.

Bei der Wahl eines geeigneten Verteilerschlüssels kommt es häufig zu Konflikten, da sich Mieter ungerecht behandelt fühlen. Dies ist zum Beispiel dann oft der Fall, wenn die Wohnungen unterschiedlich groß sind und mehrere Personen in einer kleinen Wohnung leben, während in der größeren Wohnung nur ein oder zwei Mieter wohnen.

Sollte der Vermieter keinen Verteilerschlüssel festlegen, ist es üblich, die Nebenkosten nach Anteil der Wohnfläche, also nach Quadratmetern, umzulegen. Bei den verbrauchsabhängigen Nebenkosten gilt weiterhin die Regelung, dass mindestens die Hälfte der Kosten nach Verbrauch und der Rest nach Fläche berechnet werden sollte.

Aufbau und Inhalt einer Nebenkostenaufstellung

Obwohl es für die Betriebskostenabrechnung keine gesetzlich vorgeschriebene Form gibt, ist es wichtig, dass das Dokument eindeutig verständlich und nachvollziehbar ist. Es sollte die folgenden Mindestinhalte aufweisen:

• Absender
• Empfänger
• Angaben zum Mietobjekt
• Angaben zum Abrechnungszeitraum
• Datum und Ort
• Geordnete Zusammenstellung von Einnahmen und Ausgaben
• Übersichtlichkeit der Kostenpunkte (auch von Laien nachvollziehbar)
• Gesamtkosten der Nebenkosten für das Objekt
• Berechnung des Mieteranteils
• Abzug von geleisteten Vorauszahlungen
• Erläuterung zum gewählten Verteilerschlüssel
• Endsumme der Nachzahlung oder Rückzahlung sowie Zahlungsmodalitäten (Kontoverbindung und Frist)

Fehler in der Nebenkostenabrechnung

Wenn Mieter einen Fehler in der Nebenkostenabrechnung finden oder berechtigte Zweifel an der Richtigkeit der Rechnung haben, zum Beispiel wenn die Kosten deutlich höher sind als bisher, können sie beim Vermieter nachfragen. Dieser muss auf Verlangen Einsicht in die Belege gewähren. Mieter dürfen diese nicht mit nachhause nehmen, müssen aber die Möglichkeit erhalten, eine Kopie zu machen, eine Abschrift zu erstellen oder mit ihrem Mobiltelefon ein Foto der Belege zu machen.

Solange der Vermieter den Fehler nicht berichtigt, muss der Mieter seinen Anteil der Nebenkosten nicht weiterzahlen. Es handelt sich somit um eine Art der Mietminderung. Zudem hat der Mieter ein Recht darauf, so schnell wie möglich eine Information vom Vermieter zu erhalten. Wenn dieser die Nebenkostenabrechnung zu spät schickt, wenn diese Fehler enthält oder es andere Probleme gibt, kann der Mieter weiterhin nur die Kaltmiete zahlen oder sogar sein Recht auf Belegeinsicht einsehen.

Sollten Belege fehlen, ist es für Vermieter wichtig, diese so schnell wie möglich von dem entsprechenden Anbieter nachzufordern. Nur auf diese Art können sie eine berichtigte Nebenkostenabrechnung schicken und die finale Bilanz des Jahrs ziehen.

Als Vermieter kann man viele Fehler schon dadurch vermeiden indem man Zählerstände immer genau nachhält und für die Abrechnung ein Programm zur Nebenkostenabrechnung verwendet.